L'emailing est une démarche de marketing direct qui consiste à envoyer une communication par email à plusieurs destinataires d'une base de données. L’email un outil puissant, surtout pour les ONG, institutions et projets publics qui doivent communiquer régulièrement avec leur communauté, partenaires ou bailleurs. Pourtant, malgré son efficacité, beaucoup de structures ne savent pas comment s’y prendre pour démarrer une stratégie d’emailing efficace et adaptée à leurs objectifs.
Voici les étapes d’élaboration d’une stratégie d’emailling.
1.Apprendre à connaître son audience
Avant de planifier une campagne, il est essentiel de savoir à qui vous vous adressez. En tant qu’ONG ou structure publique, vous pouvez avoir des audiences très diverses : bénéficiaires, bailleurs, jeunes volontaires, institutions, citoyens, etc.
Prenez le temps d’identifier :
- Le profil type de chaque groupe (âge, langage, type de relation avec vous)
- Leurs besoins, préoccupations ou attentes
- Ce qu’ils attendent de vos emails : de l'information ? un engagement? un appel à l’action ?
Exemple : les partenaires techniques attendront des bilans clairs et structurés, tandis que des jeunes bénévoles seront plus sensibles à des messages inspirants ou motivants.
Mieux vous connaissez vos destinataires, plus votre message sera efficace.
2.Définir vos objectifs de communication
Avant d’envoyer Le moindre email, vous devez répondre à une question essentielle : Pourquoi souhaitez-vous utiliser l’emailing ?
Les ONG et structures publiques peuvent avoir plusieurs objectifs :
- Informer les bénéficiaires ou partenaires de leurs actions
- Mobiliser des donateurs ou des volontaires
- Promouvoir un événement ou une campagne de sensibilisation
- Fidéliser les abonnés ou membres
- Renforcer la transparence avec les parties prenantes: Chaque objectif nécessite une approche spécifique. Par exemple, une campagne de collecte de dons ne se conçoit pas de la même manière qu’une lettre d’information mensuelle.
3.Constituer et segmenté sa base d’emails
Collectez des adresses via un formulaire d’inscription sur votre site, lors d’événements ou à travers vos réseaux sociaux, Soyez transparent sur l’usage des données récolté.
Ensuite, segmentez votre base : il ne faut pas envoyer le même message à tout le monde. Exemples de segmentation utiles : - Partenaires institutionnels
- Donateurs réguliers / ponctuels
- Bénéficiaires d’un programme
- Volontaires ou anciens membres
- Journalistes et médias
- Abonnés à la newsletter grand public
4.Respect de la confidentialité et des règles RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
Lorsque vous collectez des adresses email, il est essentiel de respecter les règles en matière de protection des données.
Voici quelques bonnes pratiques : - Informez clairement les personnes sur l’usage de leurs données (formulaire d’inscription, politique de confidentialité).
- Demandez toujours un consentement explicite pour recevoir des emails.
- Proposez un lien de désabonnement visible dans chaque email.
- Ne partagez jamais vos listes avec d'autres structures.
Cela protège les droits de vos abonnés, renforce la confiance, et vous évite des sanctions. Même dans un contexte associatif ou public, respecter ces règles montre votre sérieux et votre éthique.
5.Choisir la bonne plateforme d’envoi
Il est déconseillé d’envoyer des campagnes emailing via des boîtes classiques comme Gmail ou Outlook. Utilisez une plateforme spécialisée dans l’email marketing, comme :
- MailChimp
- Brevo
- Maillet
- GetResponse
- Moosend
- Systeme.io
Ces outils vous permettent de gérer vos listes, de créer des emails attractifs, de programmer les envois et surtout de mesurer les résultats.
6.Créer du contenu pertinent et humain
Le succès de vos campagnes dépend en grande partie de votre contenu. Voici quelques principes à respecter : - Sujet accrocheur : le titre de l’email est la première chose que l’on voit. Il doit donner envie d’ouvrir.
- Message clair et structuré : allez à l’essentiel, utilisez des titres, des listes, des images.
- Tonalité humaine : votre organisation défend des valeurs. Parlez avec empathie, proximité, authenticité.
- Appel à l’action : chaque mail doit inviter à faire quelque chose (lire un article, faire un don, s’inscrire à un événement…) Exemple : un email d’une ONG peut commencer par une photo forte d’impact, suivie d’un témoignage, puis proposer un bouton “Soutenir notre action”.
7. Planifier vos envois avec une fréquence adaptée
Il est essentiel de trouver le bon rythme pour vos envois. Ni trop fréquent (au risque d’agacer), ni trop rare (au risque d’être oublié).
8.Tester avant d’envoyer à grande échelle
Avant de lancer une campagne, prenez le temps de faire quelques tests. Cela évite les erreurs et garantit un meilleur impact.
Voici quoi tester :
- Affichage mobile : la majorité des gens lisent leurs emails sur téléphone.
- Vérifier les liens : tous les boutons ou liens cliquables doivent fonctionner.
- Orthographe et lisibilité : relisez ou demandez un avis extérieur.
- Envoyez un test à vous-même ou à un collègue pour visualiser le rendu.
Tester, c’est soigner la qualité de votre message et montrer du respect à votre audience.
9.Mesurer les résultats et ajuster
L’un des grands avantages de l’emailing est la possibilité de mesurer les performances :
- Taux d’ouverture
- Taux de clics
- Conversions
- Taux de désabonnements
Analysez ces données pour ajuster le contenu, l’heure d’envoi ou le public ciblé.
10.Humaniser avec des automatisations intelligentes
L’automatisation ne veut pas dire déshumanisation. Au contraire, certains scénarios simples permettent de mieux accompagner votre public : - Email de bienvenue personnalisé
- Relance pour anciens donateurs
- Email anniversaire ou remerciement
- Séries éducatives sur un sujet
Avec peu d’efforts, vous améliorez l’expérience utilisateur et renforcez le lien avec votre communauté.
Chez Switch Maker, nous accompagnons les organisations dans la mise en place de leur stratégie d’email marketing, de la création de contenu à l’automatisation intelligente. Notre mission : vous aider à toucher les bonnes personnes, avec le bon message, au bon moment.
