Quelles sont les étapes pour la mise en place d’un système de gestion des demandes administratives ?
• L’audit et la cartographie : La première étape consiste à analyser le système actuel de votre entreprise, faire l’inventaire des types de documents (RH, Factures, etc.), repérer les erreurs, mesurer la différence entre la situation actuelle et les objectifs de performances visés et proposer des actions pour améliorer le système. La cartographie consiste à faire un état des lieux en recensant l’ensemble des activités administratives, créer des flux qui décriront les missions et les objectifs de chaque activité et comprendre les dépendances entre les différents services.
• Choisir les outils adaptés : Le choix des outils est une étape stratégique. Il faut sélectionner les solutions logicielles les mieux adaptées aux besoins spécifiques de l'entreprise (recrutement, paie, congés). Cette étape cruciale évalue la convivialité, le coût, la sécurité et la capacité d'intégration des outils numérique comme un logiciel de formulaire en ligne (Google Forms, Microsoft Forms) ou une plateforme de gestion des processus (Appian, Make, Nintex), pour optimiser la productivité.
• Dématérialiser et centraliser : La dématérialisation est la transformation des documents physiques (papier) en fichiers numériques. Cette étape doit s’accompagner de la mise en place d’un espace de stockage sécurisé (Google Drive, SharePoint, etc.) et d’une organisation claire des dossiers. La centralisation permet ensuite de regrouper ces données sur une base unique. Ensemble, elles modernisent la gestion administrative en automatisant les processus, facilitant l'accès sécurisé, réduisant les coûts et améliorant la collaboration.
• Automatiser les processus : L’automatisation permet de gagner du temps. Elle consiste à utiliser des logiciels de workflow et technologies pour exécuter des tâches répétitives, manuelles et chronophages (facturation, saisie, mails) avec un minimum d'intervention humaine. Elle vise ainsi à fluidifier les processus, réduire les erreurs et libérer du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Sécuriser les données numériques : La sécurité des données est un enjeu majeur. Il est essentiel de gérer les accès qui pourront permettre aux collaborateurs d’accéder aux informations, paramétrer une durée légale pour la suppression des données (ex : 05 ans pour les contrats et 03 ans pour les candidatures) ; mettre en place une authentification à double facteur, pour accéder à la plateforme afin de protéger vos données sensibles ; avoir un système de traçabilité pour suivre les actions effectuées sur le système.
• Accompagner le changement : Un outil que personne n’utilise est un échec. Il faudra vendre vos projets à l’interne. Pour ce faire, vous devez communiquer sur les avantages du système de gestion administratif, créer un guide montrant comment soumettre une demande en ligne ; lancer et faire tester le logiciel à l’interne pour identifier les défauts ; et prévoir un canal dédié qui permettra de répondre aux questions les premiers jours.
Contrairement au système d’archivage de documents dans les étagères, mettre en place un système de gestion administrative en ligne devient plus simple, économique et plus sécurisée pour votre entreprise. En utilisant les bons outils pour la gestion en ligne de vos documents administratifs, cela vous permettra de mieux gérer vos documents, d’automatiser les processus de vos différentes tâches et en même temps contrôler et sécuriser vos données avec vos collaborateurs.
